案例回放

　　某財政部門在代理機構監督檢查中發現，有家代理機構組織的教材采購項目采購中，于2019年9月12日發出談判通知，通知中規定：請你單位于即日起至2019年9月16日(節假日除外)，每日上午8:30—12:00，下午3:00—5:30，持談判通知、個人身份證，法定代表人身份證(或者授權委托書并附法定代表人身份證明)到某大廈購買談判文件。提交首次響應文件的截止時間為2019年9月17日14:30，不符合法律規定。

　　財政部門發現該項目的檔案資料中只有成交供應商的響應文件，并沒有保存其他供應商的響應文件。采購代理機構未將信用信息查詢記錄及相關證據資料進行保存。因此，財政部門最終對采購代理機構作出了行政處罰：給予警告處罰，責令代理機構嚴格按照《政府采購法》及其實施條例、《政府采購非招標采購方式管理辦法》的相關規定，將談判文件、采購合同、錄音錄像等資料與采購文件一并保存。

　　問題引出

　　1.從談判文件發出之日起，到供應商提交首次響應文件的時間最少幾個工作日？

　　2.檔案資料應該包含哪些內容？

　　3.信用信息查詢記錄和證據須留檔保存嗎？

　　專家點評

　　問題一： 本案例中，從談判文件發出之日起，到供應商提交首次響應文件的時間明顯不足三個工作日，違反了《政府采購非招標采購方式管理辦法》(財政部令第74號)第二十九條第一款“從談判文件發出之日起，至供應商提交首次響應文件，截止之日止不得少于三個工作日”的規定。

　　問題二： 本案例檔案資料保存不完整。根據《政府采購非招標采購方式管理辦法》(財政部令第74號)第二十六條的規定，采購人、采購代理機構應當妥善保管每項采購活動的采購文件、采購文件包括采購活動記錄、采購預算、談判文件、詢價通知書、響應文件、推薦供應商的意見、評審報告、成交供應商確定文件、單一來源采購協商情況記錄、合同文本、驗收證明、質疑答復，投訴處理決定以及其他有關文件、資料。采購文件可電子檔案方式保存。

　　問題三： 信用信息查詢記錄和證據也應該保存。根據《財政部關于在政府采購活動中查詢及使用信用記錄有關問題的通知》(財庫[2016]125號)的規定，在評審活動中，做好信用信息查詢記錄和證據留存 ，應當與其他采購文件一并保存。

　　法規鏈接

　　《政府采購非招標采購方式管理辦法》

　　第二十六條采購人、采購代理機構應當妥善保管每項采購活動的采購文件。采購文件包括采購活動記錄、采購預算、談判文件、詢價通知書、響應文件、推薦供應商的意見、評審報告、成交供應商確定文件、單一來源采購協商情況記錄、合同文本、驗收證明、質疑答復、投訴處理決定以及其他有關文件、資料。采購文件可以電子檔案方式保存。

　　采購活動記錄至少應當包括下列內容：

　　(一)采購項目類別、名稱;

　　(二)采購項目預算、資金構成和合同價格;

　　(三)采購方式，采用該方式的原因及相關說明材料;

　　(四)選擇參加采購活動的供應商的方式及原因;

　　(五)評定成交的標準及確定成交供應商的原因;

　　(六)終止采購活動的，終止的原因。

　　《政府采購非招標采購方式管理辦法》

　　第二十九條 從談判文件發出之日起至供應商提交首次響應文件截止之日止不得少于3個工作日。

　　提交首次響應文件截止之日前，采購人、采購代理機構或者談判小組可以對已發出的談判文件進行必要的澄清或者修改，澄清或者修改的內容作為談判文件的組成部分。澄清或者修改的內容可能影響響應文件編制的，采購人、采購代理機構或者談判小組應當在提交首次響應文件截止之日3個工作日前，以書面形式通知所有接收談判文件的供應商，不足3個工作日的，應當順延提交首次響應文件截止之日。